Thursday, April 22, 2010

サイズの大きいワードファイルの軽量化

巨大なワードファイルのダイエット

会社で,ページの割に異常にサイズが大きいワードファイルってありますよね?
サイズが大きくなっている原因は,大概以下3つです.
3つめが今日のハイライト.

1. 貼付けてある図のサイズが大きい
絵や図をビットマップなどで貼付けてある場合は,
サイズがとんでもないことになっています.
対処法:
その図をクリック選択してコピー.「ペイント」アプリに貼付けます.
ペイントでjpegとして名前をつけて保存,これで軽量化できます.
軽量化した図を,元の位置に貼付けて下さい.
(もちろん軽量化前の図は削除)

2.変更履歴と版の管理が凄いことになっている
使い回されている文章だと,結構ありえます.
対処法:
最終版の変更を適応する.
方法は詳しく解説しませんが…おしえてgooなどでよく上がっている質問なので,
簡単に探せると思います.

3.スタイルと書式が凄いことになっている
上記1と2をやっても駄目なとき,
スタイルがカオスになっている可能性があります.
これはあまりウェブに解説がないので,少し詳しくかきます.
スタイルは,文書作成の章管理で使う「見出し」や,
書体を含めて,その行の性質を表すものです.
使い回された文書だと,スタイルの種類が100以上蓄積されてしまうことも.
対処法:
無駄なスタイルを整理/削除します.
結構時間がかかりますが...

Office 2007/2010の場合
ホームタブ-スタイルの右下クリック-出てくるサブメニュー

Office 2003の場合
書式-スタイルと書式

これでスタイルを管理することができます.
実はこの管理画面は,文書で説明できないほど使いにくいのですが,
コツを覚えると使えるようになります.
とりあえず,使われていないスタイルは削除してしまっていいと思います.

2003以前の場合,スタイルの削除によって,罫線の表の体裁が崩れる場合があります.
その時は,
罫線-変更-表の解除
で表を一度テキストに戻し,
罫線-変更-文字列を表にする
で表が元に戻せます.

>>Office 2003を持ってないので,うろおぼえ.

No comments: